國內(nèi)印刷企業(yè)何選購印刷管理軟件
本著大同小異的原則，在步驟上并沒很大的區(qū)別。不過印刷包裝行業(yè)獨(dú)特的業(yè)務(wù)模式和行業(yè)特點(diǎn)，使得選購印刷ERP軟件需要注意一些特別事項(xiàng)，以更好地適應(yīng)該印刷行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營需求。在這篇印刷管理軟件選型指南中，我們力圖剖析ERP軟件選型過程中的各個(gè)階段和層面，同時(shí)結(jié)合印刷行業(yè)的管理特點(diǎn)和特殊需求，為印刷行業(yè)用戶選擇印刷ERP軟件產(chǎn)品提供有效的參考指導(dǎo)。
一、確定選型的基礎(chǔ)構(gòu)架。只有深刻地分析和總結(jié)自己的需求，才能為ERP選型奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上選型受很多因素的綜合影響，包括印刷管理軟件選購的核心目標(biāo)、收益期的長短、與已有信息系統(tǒng)的關(guān)系、可投入的人力物力資源等等，這些問題制約著所有后續(xù)的選型決策。
各個(gè)部門及領(lǐng)域的主管人員對(duì)引入ERP系統(tǒng)的各種目標(biāo)進(jìn)行討論，從而獲得一個(gè)基準(zhǔn)以作為整個(gè)選型過程的指導(dǎo)。一個(gè)以降低風(fēng)險(xiǎn)為主的選型過程往往更注重近期利益，也往往要求在更短的時(shí)間內(nèi)回收ERP投資。將收益目標(biāo)制訂得相對(duì)保守，同時(shí)把回收ERP投資的時(shí)間設(shè)定為兩年或者更長。
二、組建專業(yè)選型工作團(tuán)隊(duì)。在確定了印刷管理軟件選型的基礎(chǔ)之后，就需要選擇實(shí)際完成選型工作的人員，其二是第三方的ERP專家。雖然我們不愿意過分放大“一把手效應(yīng)”在ERP成功中的比重，但是決策者的支持確實(shí)對(duì)ERP實(shí)施有著至關(guān)重要的作用，這一點(diǎn)從系統(tǒng)選型就開始潛移默化地產(chǎn)生影響。由于真正的ERP渴求往往來自于企業(yè)的最高決策層，所以決策層的參與對(duì)于其他工作人員把握選型目標(biāo)是非常重要的。引入第三方的ERP咨詢專家可以帶來很多可以預(yù)期的回報(bào)，單純依靠企業(yè)自身的力量是很難周全地完成各種評(píng)估工作的，即使企業(yè)具有足夠的IT技術(shù)力量也是如此。ERP專家的經(jīng)驗(yàn)是企業(yè)短時(shí)間資源投入所無法替代的，對(duì)于未曾涉足ERP工作的人員來說，即便是對(duì)產(chǎn)品信息和行業(yè)信息的收集工作也可能形成極大的負(fù)擔(dān)。
三、建立評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。就像庫管在盤點(diǎn)之前都要制作盤點(diǎn)表一樣，并結(jié)合入圍廠商提供的資料制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。這樣做有利于將企業(yè)對(duì)印刷管理軟件的需求映射到真實(shí)的產(chǎn)品功能上，可以減少實(shí)際評(píng)估過程中的不確定因素，規(guī)避選型風(fēng)險(xiǎn)。一般的ERP評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)采用調(diào)查表的形式，對(duì)所有的調(diào)查問題都根據(jù)選型目標(biāo)賦予不同的權(quán)重，以確定每種產(chǎn)品最終的分值。
四、軟件系統(tǒng)選型。軟件產(chǎn)品是印刷管理軟件選型真正的核心，而一切其他的選型因素也皆與產(chǎn)品的選擇有關(guān)。對(duì)于準(zhǔn)備使用ERP的企業(yè)來說，通常都有一定的IT積累，所以首先應(yīng)該在不受外界干擾的情況下進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估。而在此基礎(chǔ)之上，可以就一些關(guān)注的問題讓入圍的廠商進(jìn)行集中的演示和講解。例如，一些包裝物生產(chǎn)比重較大的印刷企業(yè)，可能會(huì)重點(diǎn)與廠商探討印刷開版方面的問題。
除是否符合企業(yè)的要求之外，考察軟件系統(tǒng)的功能深度通常更加重要。主要的差異在于功能所達(dá)到的層次，特別是那些本行業(yè)用戶所重點(diǎn)關(guān)注的功能。對(duì)于印刷行業(yè)來說，生產(chǎn)效能是關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展的命脈之一，這意味著印刷企業(yè)所使用的ERP軟件應(yīng)該包含強(qiáng)大的生產(chǎn)計(jì)劃功能，同時(shí)能夠自動(dòng)地進(jìn)行排產(chǎn)，最大限度地發(fā)揮機(jī)器和人員的生產(chǎn)力。顯然，一個(gè)在生產(chǎn)管理方面比較粗糙，只能管理信息而不能對(duì)信息進(jìn)行分析并完成智能決策的ERP系統(tǒng)在印刷行業(yè)是不合格的。事實(shí)上，即使是在相同的行業(yè)里，不同的企業(yè)在經(jīng)營上也多多少少存在著差別。而對(duì)于一個(gè)活源沒有達(dá)到飽和的印刷企業(yè)來說，更合理地進(jìn)行報(bào)價(jià)以提高利潤率、更好地管理原材料的價(jià)格和周轉(zhuǎn)以節(jié)省成本、如何提高質(zhì)量以促進(jìn)用戶加大訂貨量等問題在當(dāng)下會(huì)更加受到重視。
五、選產(chǎn)品還是選開發(fā)商。在印刷管理軟件的選型過程中，產(chǎn)品的因素一般還是要大于開發(fā)商的因素，由于ERP是一個(gè)長期項(xiàng)目，所以自身實(shí)力較強(qiáng)的ERP軟件供應(yīng)商所具有的更好的可持續(xù)發(fā)展能力，能夠降低企業(yè)的投資風(fēng)險(xiǎn)和發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)，并提供持續(xù)的軟件改進(jìn)和各種信息及咨詢建議。具有豐富經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)專家和服務(wù)人員，能夠給企業(yè)提供有效的支持和保障，而地理位置則決定了上門響應(yīng)的速度，對(duì)于停機(jī)就代表金錢損失的印刷企業(yè)來說，這一點(diǎn)顯得尤為重要。
六、產(chǎn)品的延伸性。對(duì)于印刷管理軟件選型來說，可定制能力以及可擴(kuò)展能力在軟件實(shí)施過程中乃至后續(xù)的運(yùn)行過程中都是非常重要的。同時(shí)，一些針對(duì)產(chǎn)品BOM的定制能力也是非常必要的，特別是對(duì)于那些面向訂單進(jìn)行印刷生產(chǎn)的企業(yè)來說，維護(hù)一個(gè)健壯的模板庫可以在很大程度上提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在此基礎(chǔ)上，軟件系統(tǒng)的功能和流程是否能夠靈活變更也是需要重點(diǎn)考察的問題。由于在系統(tǒng)使用過程中企業(yè)可能會(huì)不斷地改變經(jīng)營重心和經(jīng)營模式。事實(shí)上，從全球的企業(yè)管理系統(tǒng)發(fā)展趨勢來看，平臺(tái)化已經(jīng)成為其中的主流，全面的對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制已經(jīng)成為用戶的新興訴求。
七、系統(tǒng)功能之外。很多企業(yè)在選型過程中細(xì)致地評(píng)估了產(chǎn)品的各種特性，但是卻在其他領(lǐng)域做了錯(cuò)誤的決策，以最大限度地提高成功的可能。從軟件系統(tǒng)的角度來說，因?yàn)镋RP系統(tǒng)往往要承載企業(yè)核心運(yùn)營任務(wù)。而一個(gè)容易被忽視的問題就在于系統(tǒng)的成熟性，甚至造成ERP實(shí)施的夭折。價(jià)格因素也是選型過程中需要重點(diǎn)關(guān)注的，相對(duì)正確的態(tài)度是，我們要追求價(jià)格的合理性，而不要一味關(guān)心價(jià)格的高低。很多用戶在采購時(shí)選擇不購買后續(xù)的服務(wù)支持以降低價(jià)位，但是事實(shí)證明很多ERP產(chǎn)品的服務(wù)是非常必要和有益的，而在后期單獨(dú)購買這些服務(wù)用戶可能需要付出更多成本。單純地考慮價(jià)格很容易令企業(yè)忽視了產(chǎn)品的價(jià)值，所以將價(jià)格作為首要因素進(jìn)行選型會(huì)對(duì)企業(yè)貽害無窮。
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